SoftExpert Documento

La Solución

Todos los días las empresas reciben y generan cantidades increíbles de información – propuestas, documentos de RRHH, informes financieros, órdenes de compra, contratos, documentos de calidad, diseños de ingeniería, formularios, anuncios, e-mails – y,  la lista continúa. Más de 90% de esta información es almacenada en documentos impresos y electrónicos. La gestión, la entrega y el control de documentos son esenciales para cualquier negocio. Las organizaciones no pueden crear y agregar valor al negocio sin administrar proactivamente los documentos que soportan sus negocios. Además, los documentos no deben ser sólo enviados inteligentemente para apoyar las actividades del día a día, sino que también deben ser garantizados y controlados, de punta a punta, para proteger los activos corporativos y evitar litigios más tarde. 


SoftExpert Documento  es un software que permite que las organizaciones automaticen de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida – capturar, crear, clasificar, publicar y almacenar, archivar y destruir. Cualquier persona autorizada – funcionarios, clientes, proveedores o aliados comerciales – puede administrar y trabajar en sus documentos de forma segura a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo. 

SoftExpert Documento es un Sistema de Gestión de Documentos, que mejora significativamente la comunicación y el trabajo en equipo en todos los departamentos y áreas funcionales ayudando en la organización, gestión y manteniendo el control de documentos de modo que cualquier persona pueda encontrarlos cuando precise de ellos. 

SoftExpert Documento también minimiza los riesgos y costos asociados a un número creciente de procesos de conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa, como los relacionados con la ISO 9000 Gestión de Calidad, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Mantenimiento de Registros Electrónicos, Buenas Prácticas de Fabricación, ISO 14000, OHSAS 18000, y otros.


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  • Controles de Seguridad de Documentos
    Controles de Seguridad de Documentos
  • Indexación Automática
    Indexación Automática
  • Visualización de Documentos
    Visualización de Documentos
  • Firma Digital
    Firma Digital

Recursos

Capturar/Crear:

  • Clasificación jerárquica de documentos en categorías.
  • Soporte a cualesquiera tipos de archivos sin la modificación de su formato original.
  • Integración perfecta con softwares populares como aplicativos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Visio) y Open Office, software de diseño CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagen y muchos otros.
  • Uso de modelos en los procesos de creación y revisión de documentos. 
  • Almacenamiento de los archivos en banco de datos o en servidores distribuidos con mecanismos de compresión y protección por contraseña. 
  • Integración del contenido almacenado con el sistema de ERP corporativo.

Gestión/Revisión:
  • Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (visualización, inclusión, exclusión e impresión de documentos).
  • Control de revisión de documentos utilizando workflow estándar o personalizado por la necesidad de negocio.
  • Definición de los derechos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento.
  • Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.
  • Marca de agua para identificación de copia controlada en la impresión de documentos.
  • Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.
  • Emisión de listas maestras a partir de diversos criterios de clasificación.
  • Control de check-in y check-out para garantizar que un mismo documento no sea editado simultáneamente por varias personas.
  • Marcaciones (markup) y opciones de control de cambios para el rastreo de alteraciones específicas en un documento.
  • Firma digital en documentos y en archivos PDF atendiendo a requisitos de reglamentos y conformidades.
Entregar/Publicar:
  • Búsqueda de documentos a partir de cualesquiera datos como número, asunto, palabra clave, etc..
  • Búsqueda avanzada por textos en el propio cuerpo de los documentos (Full-Text Search).
  • Circulación electrónica de los documentos publicados con firma de conocimiento por los usuarios.
  • Visualizador propio para decenas de formatos de archivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagen (bmp, tiff, jpeg, etc.).
Guardar/Preservar:
  • Repositorios controlados que optimizan espacios y reducen el riesgo de cuestiones legales y conformidad.
  • Tabla de temporalidad para determinar el plazo de guardado de un documento y su destinación después de este plazo.
  • Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos.
  • Remoción de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.