SoftExpert Archivo

La Solución

SoftExpert Archivo es un software que simplifica la gestión de todo el ciclo de vida de registros físicos. La solución estandariza los procesos de archivado, en donde cada documento pasa a recibir una dirección física, permitiendo su localización de manera mucho más rápida.

La solución automatiza y administra el archivado de documentos, notificando automáticamente a los responsables sobre solicitudes de copia, consulta o préstamo, y también al final de los períodos de retención. Con control automatizado de los locales de almacenamiento y repositorios, las organizaciones pueden agregar valor al contenido, acelerando los procesos de archivado, evitando la pérdida de documentos y contenidos en general, elevando los niveles de productividad.



SoftExpert Archivo reduce los riesgos del negocio, atendiendo a requisitos de estándares y reglamentos internacionales, como ISO 15849, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX entre otros. 

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  • Gestión de Repositorios
    Gestión de Repositorios
  • Lugar Físico de los Documentos
    Lugar Físico de los Documentos
  • Historial de Servicios
    Historial de Servicios
  • Portales de Gestión de la Documentación
    Portales de Gestión de la Documentación

Recursos

  • Controla todos los locales de almacenamiento y repositorios físicos de forma simple.
  • Organiza documentos físicos para fortalecer el cumplimiento con estándares legales y regulatorios.
  • Establece diferentes tablas de temporalidad, para estandarizar los criterios de archivado y disposición final de documentos.
  • Direcciona documentos para los repositorios de forma automática, acelerando los procesos de archivado.
  • Administra solicitudes de préstamo de documentos, así como plazos de devolución.
  • Administra solicitudes de copia y consulta a documentos, con registro cronológico de los eventos.
  • Garantiza la rastreabilidad de documentos, por medio de recursos de recorridos de auditoría.
  • Controla la capacidad de los repositorios físicos, previniendo y minimizando potenciales incidentes de almacenamiento.
  • Genera etiquetas de identificación para documentos, repositorios y locales de almacenamiento.
  • Permite la transferencia de contenido para medios externos, o empresas externas que realizan custodia física.
  • Calcula automáticamente los plazos de retención y disposición de los documentos, notificando por e-mail a usuarios, equipos y departamentos.
  • Aplica controles de seguridad por usuario, equipos, categoría de documento, o aún para el documento.
  • Permite la búsqueda de documentos a través de filtros por usuario, departamento, metadato, repositorio, entre otros.
  • Coloca a disposición análisis rápidos sobre el volumen de documentos indexados, archivados, transferidos o descartados, a través de diferentes gráficos e informes.