¿Cómo acertar en la elección de un software para gestión de calidad?

Muchas organizaciones implementan sistemas de gestión basados en normas como ISO 9001, AS 9100, ISO 13485 ó IATF 16949. Escoger un software para gestión de calidad que garantice el cumplimiento de los requisitos de esas normas es uno de los grandes desafíos. Entonces, ¿cómo hacer la elección correcta?

Estos estándares fueron elaborados sobre un conjunto de requisitos muy semejantes. Están basados en procesos, documentación, no conformidades, auditorías, entrenamientos, entre otros.

Para atender esos aspectos, muchas empresas aún desarrollan herramientas de control basadas en planillas. Otras aún utilizan emails o inclusive formularios de papel. Eso puede ser un gran error, pues deja todo el proceso más vulnerable, lento y burocrático.

Muchas organizaciones, sin embargo, ya se dieron cuenta de que eso puede comprometer los esfuerzos e inversiones realizadas en la certificación, lo que ha motivado la búsqueda por Soluciones para Gestión de la Calidad Empresarial.

Escoger la solución adecuada no es una tarea simple. El mercado ofrece centenas de opciones, lo que hace que la toma de decisión aún más difícil.

En general, las soluciones pueden ser clasificadas en 3 categorías:

  • Solución Puntual: Es aquella que atiende las necesidades de forma parcial o mínima, aunque no es escalable. En general, esas soluciones son poco flexibles y no permiten grandes adecuaciones. Si por un lado la inversión inicial se muestra como una ventaja, por otro lado, hay un riesgo de que se llegue a un punto en que la solución no atienda más, forzando la búsqueda de otro proveedor. Pues, a medida que la empresa crece, los procesos normalmente cambian y pueden volverse más complejos. Un ejemplo puede ser una herramienta para control de no conformidades, que no permita incluir/suprimir etapas en el proceso de tratamiento, ni alterar los formularios.
  • Solución Zona de Confort: Es aquella que atiende todas las exigencias, tanto técnicas como financieras. Generalmente contempla a toda la empresa, permite un abordaje sistémico y una visión de alto nivel sobre los procesos de gestión de la calidad. En el futuro, posibilita escalonamiento hasta cierto punto. Tiene una vida útil más larga, si fueren comparadas las soluciones puntuales. Ese tipo de solución generalmente es lo que las empresas buscan, pues presentan la mejor relación costo x beneficio.
  • Solución Premium: Generalmente esas soluciones están conectadas a grandes nombres de la industria, reconocidos mundialmente. Además de la elevada madurez, presentan características como robustez, confianza y escalabilidad, aunque tal vez no sean accesibles para la mayoría de las organizaciones. Esas soluciones generalmente son divididas en componentes y pueden tener su implementación desdoblada en fases.

La mayoría de las empresas reglamentadas utiliza herramientas inadecuadas para mantener sus procesos.

Automatizar un sistema basado en papel o híbrido es el primer paso para la mejora, resultando en servicios y productos más seguros y competitivos en el mercado. La solución escogida se reflejará en las operaciones de la empresa por los próximos años. Por eso, al seleccionar una solución, certifíquese de optar por la tecnología que permita efectivamente aumentar la eficiencia de los procesos, economizar tiempo y dinero y fortalecer su conformidad regulatoria.

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